醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀及創(chuàng)新探討

醫(yī)院的檔案中存放著我們的個(gè)人信息和病例情況，這些信息對(duì)于我們至關(guān)重要。在購買保險(xiǎn)時(shí)，保險(xiǎn)公司會(huì)向醫(yī)院詢證調(diào)取我們的檔案信息，判斷是否符合參保條件；在就醫(yī)時(shí)，醫(yī)生會(huì)調(diào)取我們的病例檔案，通過檔案快速了解病人病情，對(duì)癥下藥。醫(yī)院的檔案管理并不是簡單的資料存放，它需要幫助醫(yī)生快速查找到相關(guān)病人的檔案信息，同時(shí)保證信息的高度安全，避免病人個(gè)人信息的泄露。本文從當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中人員的意識(shí)、管理的方式等多個(gè)方面分析醫(yī)院檔案管理中存在的問題，并提出相應(yīng)的創(chuàng)新措施。

一、醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）檔案保管機(jī)制不健全。
醫(yī)院是人員往來最為密集的場所，匯集著來自全國各地的病人。因此，醫(yī)院所承載的病人檔案信息相當(dāng)龐大，且種類眾多。然而，醫(yī)院檔案管理部門的人員數(shù)量無法勝任如此巨大的信息量。當(dāng)前，醫(yī)院的檔案管理部門人數(shù)多是三五人不等，并不具備充足的人手。人手不足使得醫(yī)院檔案管理處只能一人兼任管理多部門的檔案，一個(gè)管理員負(fù)責(zé)多個(gè)部門的檔案，意味著管理人員每天將接收到非常龐大的信息量，這就需要管理人員具有超強(qiáng)的記憶力及邏輯分析能力，然而，現(xiàn)有的在職管理人員并不能滿足要求。

（二）檔案管理技術(shù)和設(shè)備落后。
當(dāng)前醫(yī)院檔案管理仍采用傳統(tǒng)的管理方式，檔案整理歸納以人工和紙質(zhì)信息為主。因此，檔案信息整理歸納的速度過慢，檔案整理速度根本無法追趕上檔案信息量的增長速度。目前，農(nóng)村合作醫(yī)療已基本實(shí)現(xiàn)全面覆蓋，新農(nóng)合信息并入有關(guān)醫(yī)院信息檔案庫，這就為有關(guān)醫(yī)院的檔案管理部門帶來了巨大的工作量。信息數(shù)據(jù)庫驟然增長，當(dāng)前的檔案信息歸檔速度無法在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)及時(shí)完成歸檔任務(wù)，檔案管理人員為加快歸檔速度潦草整理檔案，極易疏忽其中可能涉及的重要事項(xiàng)或造成信息的錯(cuò)填，從而產(chǎn)生疏漏。此外，受限于當(dāng)前醫(yī)院檔案整理方式，醫(yī)院檔案管理部門存放的檔案多是紙質(zhì)版文件。紙質(zhì)版文件的存放需要格外注意存放環(huán)境，而當(dāng)前醫(yī)院的檔案管理設(shè)施陳舊，設(shè)備老化問題嚴(yán)重，個(gè)別設(shè)備甚至無法使用。檔案存放環(huán)境惡劣，疏忽環(huán)境濕度，通風(fēng)環(huán)境較差等，這些現(xiàn)狀極易造成現(xiàn)有檔案的毀壞，為醫(yī)院檔案管理工作帶來困難。

（三）醫(yī)院對(duì)于檔案工作的重視程度不夠。
病例檔案是醫(yī)生了解病人病情，保證治療連續(xù)性的關(guān)鍵。整理、保管病人的病例檔案是醫(yī)院的職責(zé)之一。病例檔案歸檔不僅是簡單地整理本醫(yī)院的信息，更重要的是詳細(xì)整理病人的就診情況，對(duì)于病人就醫(yī)情況有完整準(zhǔn)確地記錄歸檔，讓醫(yī)生可以通過病人的病歷檔案對(duì)病人的病情有完整、準(zhǔn)確的認(rèn)識(shí)和判斷。然而，當(dāng)前醫(yī)院并沒有給予檔案管理工作相應(yīng)的重視。多數(shù)醫(yī)院檔案管理部門的工作人員是兼職聘用。本身可能沒有較強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)，更不可能分門別類存病人病例檔案。

此外，醫(yī)院對(duì)于檔案管理工作投入資金不足，目前大部分醫(yī)院的工作重心仍放在提高醫(yī)療技術(shù)水平上。醫(yī)院著眼于醫(yī)療技術(shù)水平的提高并沒有錯(cuò)，但不能只關(guān)注醫(yī)療技術(shù)這一方面，檔案管理等后勤保障工作同樣重要。然而，目前大多數(shù)醫(yī)院著眼于醫(yī)療團(tuán)隊(duì)建設(shè)，高薪聘請(qǐng)國外優(yōu)秀專家學(xué)者或其他同行業(yè)領(lǐng)軍人物，為此斥下巨資，對(duì)于醫(yī)院的檔案管理卻很少下?lián)苜Y金，檔案管
理部門缺少基本的資金運(yùn)轉(zhuǎn)，自然就無法聘請(qǐng)更多的員工，更別說是其他專業(yè)人員。很多檔案管理人員自身的素質(zhì)相對(duì)較差，在工作中產(chǎn)生疏漏也在所難免。

二、針對(duì)醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀的創(chuàng)新

（一）加強(qiáng)檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新性。
想要提高醫(yī)院檔案整理的質(zhì)量，就要從根本上提高檔案歸檔速度。當(dāng)前醫(yī)院檔案管理部門的員工結(jié)構(gòu)，想要保質(zhì)保量又快速地完成檔案整理工作，就要進(jìn)行檔案整理技術(shù)創(chuàng)新。首先，醫(yī)院要改變醫(yī)院傳統(tǒng)的檔案整理模式，學(xué)會(huì)運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，將“互聯(lián)網(wǎng)+”融入醫(yī)院檔案管理工作當(dāng)中，形成“互聯(lián)網(wǎng)+”醫(yī)療檔案的新模式。管理人員可以利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行檔案的收集、整理工作。其次，將醫(yī)療檔案的承載媒介由紙質(zhì)改為代碼。

一方面，電子檔案不同于紙質(zhì)檔案，電子檔案對(duì)于存放環(huán)境要求更加寬松，無須考慮空氣濕度、通風(fēng)環(huán)境等因素，只要保證網(wǎng)絡(luò)的安全性，就可以保證檔案的完整和安全，不會(huì)出現(xiàn)紙質(zhì)檔案損毀或者模糊不清的現(xiàn)象。另一方面，電子檔案可
以縮短就診時(shí)間，提高就診效率。電子檔案不用查詢編號(hào)進(jìn)行查找，只要通過病人姓名或信息就可以輕松查詢，查找調(diào)閱更為方便快捷，可以有效提高檔案管理工作人員的查找效率，從而縮短醫(yī)生查找病例的時(shí)間，更加快速獲取病人的相關(guān)病例信息，提高醫(yī)療效率。

（二）強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理人員素質(zhì)建設(shè)。
醫(yī)院想要提高醫(yī)院檔案的管理工作效率，提高檔案管理工作人員的意識(shí)是關(guān)鍵。要讓檔案管理部門的員工真正意識(shí)到檔案管理工作的重要性，才能轉(zhuǎn)變他們的工作態(tài)度，讓他們更加認(rèn)真細(xì)致地對(duì)待檔案管理工作，對(duì)檔案的安全負(fù)責(zé)。

首先，醫(yī)院可以加強(qiáng)檔案管理工作人員的培訓(xùn)。一方面，提高管理人員的專業(yè)化水平，從而提高檔案管理工作的質(zhì)量。另一方面，是向檔案管理人員傳遞醫(yī)院十
分重視檔案管理工作這一訊息，讓檔案管理人員感受到上級(jí)對(duì)于工作的重視，從而促使管理人員提高檔案歸檔質(zhì)量，盡職做好檔案管理工作。其次，醫(yī)院可以增加對(duì)于檔案管理部門的資金投入，有了充足的資金支持，檔案管理部門才能招賢納士，去尋找更加專業(yè)、更加高效的檔案管理人員，提升檔案管理部門整體職工素質(zhì)，從而提高檔案管理質(zhì)量。此外，醫(yī)院對(duì)于檔案管理部門的資金援助可以間接向其他部門展示醫(yī)院對(duì)于檔案管理的重視，從而提高其他相關(guān)部門的配合力度，為檔案管理部門員工歸檔工作提供更多的幫助和支持，確保檔案歸檔工作順利完成。

（三）制定完善科學(xué)的檔案管理制度。
沒有規(guī)矩不成方圓，醫(yī)院想要建立快速高效的檔案管理模式，就要建立健全科學(xué)的檔案管理制度。首先，明確劃分檔案管理部門員工職責(zé)。在綜合檔案的管理整合方面，醫(yī)院應(yīng)制定相應(yīng)的管理制度，明確每個(gè)人都具體職責(zé)，將每個(gè)科室檔案的保管年限、管理要求進(jìn)行細(xì)化，由專人負(fù)責(zé)專門的模塊，在出現(xiàn)問題時(shí)，找負(fù)責(zé)這一模塊的工作人員進(jìn)行詢問處理，做到權(quán)責(zé)明確統(tǒng)一。其次，可以制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施。對(duì)于工作細(xì)致認(rèn)真、高效的員工給予資金、假期、榮譽(yù)稱號(hào)等獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于工作中態(tài)度不認(rèn)真、玩忽職守的員工給予批評(píng)或罰款等懲罰。賞罰分明，讓員工切實(shí)感受到認(rèn)真工作帶來的好處，提高員工認(rèn)真工作的意識(shí)，促進(jìn)檔案管理工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。最重要的是，醫(yī)院要根據(jù)醫(yī)院的具體情況，指定檔案管理制度，成立相關(guān)的專業(yè)小組，確保檔案管理制度順利有效實(shí)施。

（四）提高醫(yī)院對(duì)于檔案管理工作的重視力度。
上行下效，醫(yī)院檔案管理工作的開展情況很大程度上取決于上層對(duì)于這一工作的重視力度。只有醫(yī)院充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，才能完善相關(guān)配套設(shè)施的建設(shè)，從而提高醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量水平。

首先，醫(yī)院檔案管理部門要擺正心態(tài)，在進(jìn)行工作匯報(bào)時(shí)詳細(xì)充分地說明檔案管理工作的重要性，激起上層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作的重視。其次，檔案管理部門要如實(shí)反映當(dāng)前檔案管理部門存在的問題，請(qǐng)醫(yī)院有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)加以重視，從資金或人員等方面給予支持，從而確保醫(yī)院檔案管理工作得以順利開展。

再次，醫(yī)院檔案管理部門可以聘請(qǐng)專家開展講座，邀請(qǐng)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)前來參加，通過專家的講解讓領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)到醫(yī)院檔案整理部門的重要性，通過專家這一第三方媒介
向領(lǐng)導(dǎo)闡述當(dāng)前醫(yī)院檔案整理部門在工作中遇到的困難和訴求，從而加大醫(yī)院對(duì)于檔案管理部門的支持力度，提高醫(yī)院檔案整理部門員工歸檔速度，提高工作效率。另外，邀請(qǐng)專家開展講座也可以提高本部門檔案管理意識(shí)，通過與專家進(jìn)行互動(dòng)交流可以提升檔案管理部門員工的專業(yè)化水平，提高醫(yī)院檔案管理部門工作質(zhì)量。

（五）創(chuàng)新檔案管理工作的模式。
信息的搜集與整理是醫(yī)院檔案管理工作的基礎(chǔ)，只有做好第一步，夯實(shí)基礎(chǔ)，才能順利完成后續(xù)的檔案管理工作。傳統(tǒng)的檔案管理方式，是由專人整理所有的數(shù)據(jù)信息，然后分發(fā)給其他人做整理歸納，這樣在數(shù)據(jù)的傳遞過程中極易造成數(shù)據(jù)丟失和錯(cuò)漏。因此，我們根據(jù)情況進(jìn)行調(diào)整，在各個(gè)部門設(shè)置專門的信息搜集員，搜集員對(duì)于負(fù)責(zé)的信息模塊有較強(qiáng)的專業(yè)基礎(chǔ)，可以對(duì)于信息進(jìn)行更加詳盡的描述，防止信息的失真和疏漏。同時(shí)，由模塊負(fù)責(zé)人對(duì)接負(fù)責(zé)相應(yīng)科目的檔案管理人員，可以將職責(zé)分類細(xì)化，減輕工作人員壓力的同時(shí)，讓工作整體脈絡(luò)更加清晰明了，提高檔案整理歸納的效率。

三、結(jié)語

醫(yī)療衛(wèi)生關(guān)系國計(jì)民生，自古以來都是人們關(guān)注的重點(diǎn)。檔案管理是醫(yī)生把握病人病情的基礎(chǔ)，絕對(duì)不容小覷。因此，醫(yī)院的檔案管理工作至關(guān)重要。做好醫(yī)院檔案管理工作，需要我們清楚地認(rèn)識(shí)到當(dāng)前醫(yī)院檔案管理人員意識(shí)、管理方式等方面的不足，具體問題具體分析，從問題根源著手，做出相應(yīng)的創(chuàng)新措施，從而推動(dòng)醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)的快速發(fā)展。